Nieuwe norm NEN 4400-1 begin 2023

Regelmatig wordt het SNA-schema aangepast met aanpassingsrapporten. Hiermee gaat het SNA-schema afwijken van de NEN-normen 4400-1 en 4400-2. Om de zoveel jaar worden deze aanpassingsrapporten verwerkt in een nieuwe versie van de NEN-norm. Recent heeft er weer zo’n aanpassing plaatsgevonden. Daarbij zijn tevens verschillende andere aanpassingen doorgevoerd. Hieronder worden de belangrijkste wijzigingen opgesomd. De nieuwe norm gaat naar alle waarschijnlijkheid in per 1 februari 2023.

Welke activiteiten een onderneming heeft, is sinds 1 januari 2019 al zichtbaar op de website van de Stichting Normering Arbeid. Met de herziening is dit ook terug te zien in de opbouw van de normeisen. Inhoudelijk gezien verandert er weinig, dus organisaties die momenteel aan de huidige normeisen voldoen, zullen dit op basis van de herziene norm naar verwachting ook doen. De opbouw van de inspectie wijzigt wel. Met de herziening volgt er na elke volledige inspectie een vervolginspectie. De inhoud van deze vervolginspectie is naast eventuele non-conformiteiten ook afhankelijk van de mate waarin een onderneming zijn administratieve organisatie op orde heeft, en van eventuele risicogebieden waar nader op ingezoomd moet worden. De herziene norm is dan ook meer risicogericht ingestoken. Lees het in deze brochure.

De norm wordt in modules ingedeeld:

Module Algemeen (hoofdstuk 4)
Module Ter beschikking stellen vanarbeid (hoofdstuk 5)
Module Aanneming van werk (hoofdstuk 6)

De module algemeen bevat de normeisen die altijd getoetst moeten worden, zoals:

Identificatie van de onderneming;
De juiste, tijdige en volledige afdracht van de loonheffingen en omzetbelasting;
Het beschikken over en hanteren van een G-rekening;
Het tijdig, juist en volledig verwerken van de financiële administratie;
Het voeren van een adequate (kas)administratie;
Het verstrekken van inlichtingen en documenten.

Elke onderneming wordt bij de volledige inspectie getoetst op de Module Algemeen. Afhankelijk van de activiteiten van de onderneming wordt daarnaast getoetst op de Module Ter beschikking stellen van arbeid en/ of op de Module Aanneming van werk.

De volledige inspectie is als het ware een nulmeting

Alles wat van toepassing is bij de onderneming moet getoetst worden.

Andere steekproef loonadministratie: minder dossiers maar meer loonstroken.
Geen uitbreiding steekproef: fout is non-conformiteit en moet hersteld worden. Dit bespaart tijd.
Diverse normelementen zijn verwijderd of samengevoegd. Dit bespaart tijd.
De risicoanalyse is bepalend voor steekproefgrootte en vervolginspectie(s).
De procedures krijgen een andere rol.

Er is geen sprake meer van uitbreiding van de steekproef.

In de huidige norm wordt er bij het aantreffen van één of meerdere fouten in een steekproef een uitbreiding op de oorspronkelijke steekproef gedaan. Dit om te kunnen vaststellen of de geconstateerde fout van incidentele of structurele aard is, waar uiteindelijk een door de norm voorgeschreven non-conformiteit aan gekoppeld wordt. Dit is in de herziene norm niet meer aan de orde. De steekproefaantallen in de herziene norm zijn dusdanig statistisch onderbouwd, dat één fout in de steekproef wat zegt over de totale populatie. Het uitgangspunt hierbij is dat de herhaling van een specifieke fout in de steekproef, resulteert in het waarderen van deze specifieke fout als structureel. Dit houdt in dat deze ene fout nu dan ook direct zal leiden tot de opname van een non-conformiteit, zonder dat hiervoor nog uitbreidingen in de steekproef nodig zijn.

Geconstateerde fouten uit steekproeven leiden tot minor non-conformiteiten met een hersteltermijn van 3 maanden. Wanneer er op één en dezelfde normeis, die in de huidige norm als major non-conformiteit wordt aangemerkt, twee of meer fouten worden aangetroffen, zal dit in de herziene norm eveneens leiden tot een major non-conformiteit. Welke normeisen dit zijn is terug te vinden in hoofdstuk 10 van de norm.

De verkorte inspectie wordt vervangen door een vervolginspectie

Na de volledige inspectie volgt een vervolginspectie. De inhoud van deze vervolginspectie is afhankelijk van de uitkomst van de inspectie, de mate waarin een onderneming zijn administratieve organisatie op orde heeft, en/ of er sprake is van risicogebieden waar nader op ingezoomd zou moeten worden tijdens de inspectie.

Wat voor vervolginspecties zijn er?

Vervolginspectie module algemeen;
Vervolginspectie op module algemeen en beoordeling van het herstel van vastgestelde non-conformiteiten;
Vervolginspectie module algemeen en beoordeling van risicovolle onderdelen bij de onderneming;
Vervolginspectie op module algemeen en beoordeling van het herstel van vastgestelde non-conformiteiten en de beoordeling van risicovolle onderdelen bij de onderneming.

Wat moet ik doen om in aanmerking te komen voor de minst intensieve vervolginspectie?

Zorg dat er geen non-conformiteiten zijn en
Zorg dat alle relevante procedures op schrift aanwezig zijn en dat deze werken (werking blijkt uit het niet hebben van non-conformiteiten).

Welke procedures worden beoordeeld voor de vervolginspectie?

Procedure personeelsadministratie
Procedure loonadministratie
Procedure financiële administratie
Procedure werk derden

Per categorie wordt gekeken of de procedure in opzet en bestaan aanwezig is. Tijdens het uitvoeren van een volledige inspectie wordt vastgesteld of deze procedure ook werkt. Mochten er op normeisen gerelateerd aan deze procedures non-conformiteiten worden vastgesteld dan is de werking onvoldoende en heeft dit gevolgen voor de vervolginspectie.

Soort vervolginspectie(s)

Toetsing Module Algemeen na 6 maanden*
Toetsing Module Algemeen & toetsing op de risico’s van toepassing bij de onderneming na 6 maanden
Toetsing Module Algemeen & toetsing herstel non-conformiteiten na 6 maanden
Toetsing Module Algemeen & toetsing herstel non-conformiteiten & de van toepassing zijnde risico’s na 6 maanden
Toetsing op herstel non-conformiteiten na 3 maanden & toetsing Module Algemeen na 6 maanden
Toetsing op herstel non-conformiteiten en de van toepassing zijnde risico’s na 3 maanden & toetsing Module Algemeen na 6 maanden

*Een verlengde inspectie-frequentie blijft ook bij de herziening mogelijk.

Overgangsperiode

Alle volledige inspecties die na ingangsdatum herziening (naar alle waarschijnlijkheid 1 februari 2023) plaatsvinden, worden volgens het nieuwe schema uitgevoerd.

Verkorte inspecties die na ingangsdatum herziening plaatsvinden:

Worden conform het schema NEN 4400-1:2017 getoetst, maar gerapporteerd en verwerkt volgens het nieuwe schema.
De steekproefgrootte van het in dienst gekomen personeel wordt vastgesteld op basis van de risicoanalyse van het nieuwe schema.

Hoe toon ik herstel aan?

Als er dan toch afwijkingen zijn vastgesteld is het van belang deze zo snel mogelijk te herstellen. Herstel van non-conformiteiten die zijn vastgesteld middels een steekproef worden met de 4-O systematiek opgelost. Deze wijze van herstel is al op 1 januari 2022 ingevoerd.

Gebruik 4-O systematiek per 1-1-2022 bij herstel non-conformiteiten

Deze wijziging betreft toepassing van de 4-O systematiek bij herstel van non-conformiteiten (afwijkingen) welke tijdens de inspectie zijn vastgesteld op basis van een steekproef. In het kader van het SNA-keurmerk moeten afwijkingen worden hersteld.Toepassing van de 4-O systematiek betekent dat de ondernemer om herstel van een non-conformiteit aan te tonen een aantal stappen moet doorlopen, waarbij door de ondernemer een analyse wordt gemaakt van de oorzaak, omvang, oplossing en operationaliteit. SNA heeft hiervoor een handleiding opgesteld, waarin beschreven staat wat wordt verwacht. Deze handleiding kunt u hier downloaden. Het format waarin de ondernemer de analyse uitwerkt, is vormvrij. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van het door SNA opgestelde herstelformulier.

Bekijk hier de uitleg over de 4-O systematiek in een heldere animatie.