Normwijzigingen per 1 januari 2016

SNA voert halfjaarlijks wijzigingen door in de norm. Graag informeren wij u over de aan­staande wijzigingen in de norm. Vanaf 1 januari 2016 wordt op de wijzigingen getoetst bij inspecties voor het SNA-keurmerk.

Het gewijzigde Handboek Normen is reeds in concept beschikbaar op en onze website te downloaden. Op 1 januari 2016 zal deze versie het huidige Handboek Normen met versienummer 15.03 vervangen.

Aanpassingen in de Nederlandse norm (NEN 4400-1):

4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie (Aanpassingsrapport 2015-136)

Door invoering van de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) dient per 1 januari 2016 de betaling van het verschuldigde minimumloon giraal te geschieden. Aan normeis 4.2.3.1 wordt een nieuwe subeis 9 toegevoegd die stelt dat “de betaling van het verschuldigde wettelijke minimumloon door girale be-taling geschiedt“.

Indien de inspecteur vaststelt dat niet aan deze normeis is voldaan, resulteert dit in een major non-conformiteit. De onderneming kan herstel aantonen middels het alsnog giraal betalen van het verschul­digde wettelijke minimumloon. Hierbij wordt teruggekeken tot aan de ingangsdatum van dit onderdeel van de WAS.

4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie (Aanpassingsrapport 2015-148)

Door invoering van de WAS worden per 1 januari 2016 aanvullende eisen gesteld aan de loonstrook. Als de werkgever bijvoorbeeld kostenvergoedingen verstrekt, moet per 1 januari 2016 uit de specifi­catie blijken hoe hoog deze zijn, voor welke kosten deze vergoedingen zijn verstrekt en welke daarvan samenhangen met de dienstbetrekking. Normelement 4.2.3.1 subeis 7b wordt gewijzigd en gaat als volgt luiden: “de loonstrook minimaal is voorzien van de volgende gegevens: samenstelling loon in gespecificeerde bedragen”.

8.2.1 In afdoende mate voldoen aan de eisen van deze norm (Aanpassingsrapport 2015-146)

Naar aanleiding van de evaluatie cao-elementen C.1 is besloten om de weging van normeis 4.3.1, naleving van de bedrijfs(tak)cao, op te schalen naar een minor drie maanden. Aan artikel 8.2.1 wordt normeis 4.3.1 toegevoegd bij de minors drie maanden.

Bijlage B: Checklists ten behoeve van risicoanalyse (Aanpassingsrapport 2015-139)

De huidige norm NEN 4400-1 is ingericht middels een risicoanalyse en een steekproefmethodiek op basis van een homogene populatie binnen de onderneming. In het kader van het aanscherpen van de norm en ontwikkelingen in de markt, wordt de checklist ten behoeve van de risicoanalyse op een aantal punten uitgebreid. Dit betreft de onderdelen uitbesteding en inlening en zzp’ers. Het is immers van belang dat de meest essentiële risico’s binnen de kaders van de norm worden meegenomen.

Interpretatiewijzigingen in de Nederlandse norm (NEN 4400-1):

4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie (Interpretatierapport 2015-142)

Wanneer een onderneming is ingedeeld in een sector met een verhoogd werkloosheidsrisco, gelden er aangaande de sectorpremie twee premiepercent­ages; een hoog en een laag percentage. Toetsing vindt plaats onder normeis 4.2.3.1 sub 2. Standaard geldt het hoge percentage. Alleen in een beperkt aantal gevallen kan van het lage percentage gebruik worden gemaakt. Het toepassen van een onjuist premiepercentage (hoog / laag) leidt tot een risico op naheffingen en onterecht concurrentievoordeel. Derhalve moeten inspecteurs bij een inspectie eenduidig kunnen vaststellen of door de onderneming het juiste premiepercentage wordt toegepast. Hieraan ligt een uitgebreide interpretatie ten grondslag. Deze interpretatie is te vinden in de laatste versie van het handboek normen op de SNA-website.

4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie (Interpretatierapport 2015-147)

Normeis 4.2.3.1 sub 13 eist dat onbelaste vergoedingen en verstrekkingen zijn toegekend overeenkomstig belastingwetgeving en –beleidsregels, dan wel in overeenstemming met onderneming specifieke afspraken met de Belastingdienst.

De onderneming moet over een procedure beschikken waaruit blijkt dat de benodigde stappen zijn genomen ter vaststelling van de verstrekkingen en vergoedingen. Aan de hand van de procedure kan vastgesteld worden of en zo ja hoe de onderneming per 1 januari 2015 de werkkostenregeling heeft geïmplementeerd. Bij afwezigheid van een procedure is er sprake van een non-conformiteit met een inspectiefrequentie van drie maanden omdat de lopende verplichtingen jegens fiscus niet juist, tijdig of volledig zijn vastgesteld en op basis van interne controlemaatregelen en administratieve organi­satie onvoldoende en niet tijdig beheersmaatregelen zijn getroffen.

Aanpassingen in de buitenlandse norm (NEN 4400-2)

4.2.3.1 Het voeren van een adequate loonadministratie (Aanpassingsrapport 2015-137-2)

Door invoering van de WAS dient per 1 januari 2016 de betaling van het verschuldigde minimumloon giraal te geschieden. Aan normeis 4.2.3.1 wordt een nieuwe subeis 6 toegevoegd die stelt dat “de betaling van het verschuldigde wettelijke minimumloon door girale betaling geschiedt“. De inspecteur dient dan ook vanaf de ingangsdatum van dit onderdeel van de WAS te controleren dat de betaling van het verschuldigde wettelijke minimumloon door girale betaling geschiedt.

Indien de inspecteur vaststelt dat niet aan deze normeis is voldaan, resulteert dit in een major non-conformiteit. De onderneming kan herstel aantonen middels het alsnog giraal betalen van het verschuldigde wettelijke minimumloon. Hierbij wordt terug gekeken tot aan de ingangsdatum van dit onderdeel van de WAS.